Vertrouwd: één opname, twee verslagen, geen Word en Excel meer
Een beveiligd portaal waarin de vertrouwenspersoon meldingen vastlegt en automatisch laat uitwerken. Eén volledig verslag voor zichzelf en één geanonimiseerd verslag dat veilig deelbaar is met de organisatie.
Een vertrouwenspersoon voert vertrouwelijke gesprekken over ongewenst gedrag op de werkvloer: pesten, intimidatie, discriminatie, geweld. Na elk gesprek volgden uren in Word en Excel om twee verslagen te schrijven. Eén volledig verslag voor het eigen dossier, met alle namen en privé-details, en één geanonimiseerde versie voor de organisatie. Gevoelige informatie raakte verspreid over laptops, mailboxen en losse bestanden. We bouwden Vertrouwd: je neemt het gesprek op, de tool zet het automatisch om in tekst en de AI levert beide verslagen in één beveiligd portaal. Van een avond uitwerken naar een paar minuten controleren.
Twee verslagen met de hand, en gevoelige data overal.
Een vertrouwenspersoon is er voor het gesprek: luisteren naar een melder, de situatie wegen en samen de vervolgstap bepalen. Het zijn de meest gevoelige gesprekken binnen een organisatie. Na afloop ging de aandacht naar de administratie, en daar werd het kwetsbaar.
Twee verslagen, allebei met de hand
Elk gesprek moest worden uitgewerkt tot een volledig intern verslag én een geanonimiseerde, deelbare versie. Twee keer schrijven, twee keer nalezen.
~90 min per melding
Anonimiseren is mensenwerk
Namen vervangen door rollen, woonplaats en thuissituatie eruit, dienstjaren weghalen. Allemaal met de hand. Eén gemiste naam in de deelbare versie is meteen een datalek.
Risico per document
Gevoelige data overal verspreid
Verslagen in Word op de laptop, meldingen in Excel, afspraken in de mail. Geen centraal, beveiligd overzicht, terwijl dit de meest vertrouwelijke informatie is.
Word · Excel · mailIk wil er zijn voor de melder, niet voor het tekstverwerken. En als het over deze gesprekken gaat, mag er gewoon niks misgaan met waar het wordt opgeslagen.
Niet vragen wat ze nodig hebben, maar kijken hoe ze werken.
We begonnen bij het echte werk. We lieten ervaren vertrouwenspersonen anonieme voorbeeldgesprekken uitwerken en keken mee. Daar zat het patroon. Het interne verslag volgde steeds dezelfde opbouw: contactmoment, situatieschets, privé-context, volgende stap. Het zakelijke verslag was telkens diezelfde versie, ontdaan van alles wat herleidbaar is.
Dat werd het uitgangspunt: de tool doet het schrijf- en anonimiseerwerk, de vertrouwenspersoon houdt de regie. De AI verzint niets, voegt geen feiten toe en stelt geen diagnoses. Hij structureert het transcript tot twee verslagen, met de anonimiseringsregels vast ingebouwd. De vertrouwenspersoon leest na, past aan en bepaalt wat er wordt gedeeld.
Vier bouwstenen: van opname naar twee verslagen in één beveiligd portaal.
Eén opname, veilig vastgelegd.
Je neemt het gesprek op of uploadt een bestand. Het wordt versleuteld opgeslagen in de EU en automatisch uitgeschreven naar tekst. Geen aantekeningen meer overtypen, geen losse opnames op je telefoon.
- Opname of upload, direct vanuit het portaal
- Automatisch uitgeschreven, volledig verwerkt binnen de EU
- Versleutelde opslag, niets op de laptop
Twee verslagen, automatisch uit één gesprek.
De AI maakt een volledig intern verslag met alle namen en details, en een geanonimiseerd zakelijk verslag dat veilig deelbaar is. Allebei opgebouwd in vaste secties, klaar om na te lezen.
- Interne context: compleet, voor jezelf
- Zakelijke context: geanonimiseerd, deelbaar
- Vaste secties: contactmoment, situatieschets, vervolg
Anonimisering die geen naam mist.
De deelbare versie vervangt namen door rollen en haalt herleidbare gegevens zoals woonplaats, thuissituatie en dienstjaren er consequent uit. De regels zitten in de motor, niet in jouw hoofd.
- Namen → rollen (melder, leidinggevende, HR)
- Privé- en herleidbare details verwijderd
- Jij leest na en houdt het laatste woord
Eén beveiligd portaal voor alles.
Meldingen, personen en organisaties op één plek, in plaats van verspreid over Word en Excel. Inloggen met tweestapsverificatie (MFA), alles overzichtelijk en terug te vinden.
- Gesprekken, personen en organisaties gekoppeld
- Inloggen met verplichte tweestapsverificatie
- Alles doorzoekbaar, niets meer kwijt
Next.js 16React 19TypeScriptTailwind CSS v4
Firebase Auth + 2FAData Connect · Cloud SQL PostgresFirebase Storage (EU)
Claude Opus 4.8Google Speech-to-Text (EU)
Gestructureerde output
Firebase App HostingCloud Run · europe-west4AVG-proof, data in de EUDezelfde, bewezen stack die we op elk Effiflow-project gebruiken: geen lock-in, makkelijk over te dragen.
Acht maanden later, gemeten in productie.
De winst zit niet alleen in tijd. Vertrouwenspersonen werken met een geruster gevoel: de gevoelige informatie staat op één veilige plek in plaats van verspreid, en de deelbare versie is altijd geanonimiseerd in plaats van afhankelijk van een laatste, vermoeide blik. De aandacht kan terug naar de melder en het gesprek.
Vroeger zat ik na een zwaar gesprek nog een avond te typen, en dan twee keer: één voor mezelf en één om te delen. Nu lees ik na wat er klaarstaat en klopt het. Het voelt veilig, en ik heb mijn tijd terug.
Veel vertrouwelijk schrijfwerk in jouw proces?
Of het nu om meldingen, verslagen of gevoelige dossiers gaat: vaak zit de winst in het uitwerken dat veilig geautomatiseerd kan worden, zonder de regie uit handen te geven. Dertig minuten gesprek, en je weet of het bij jou ook kan.
