Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Effiflow B.V. (hierna: "Effiflow") verwerkt wanneer je deze website bezoekt of gebruikmaakt van onze dienstverlening — het ontwikkelen van software, applicaties en automatiseringen — waarom wij dat doen, en welke rechten je hebt.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Effiflow is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.
- Effiflow B.V., Winschoterdiep 50, 9723 AB Groningen
- KvK-nummer: 94196850
- BTW-nummer: NL866674858B01
- Privacyvragen: martijn@effiflow.nl
2. Contact- en Flowscanformulier
Vul je op deze website het Flowscan- of contactformulier in, dan verwerken wij de gegevens die je daar opgeeft: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen categorie en je omschrijving. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om contact met je op te nemen en je aanvraag te behandelen (precontractuele fase, artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Je aanvraag wordt automatisch doorgezet en komt per e-mail bij ons binnen; hiervoor gebruiken wij externe IT-dienstverleners (zie "Ontvangers en subverwerkers"). Wij bewaren aanvragen niet langer dan nodig om ze op te volgen.
3. Een gesprek plannen
Plan je via de website een gesprek, dan verloopt dat via de ingesloten afsprakenmodule van Google Agenda. De gegevens die je daar invult (zoals naam en e-mailadres) worden door Google verwerkt om de afspraak in te plannen; daarop is ook het privacybeleid van Google van toepassing.
4. Zakelijke contacten en administratie
Van (contactpersonen bij) klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties verwerken wij contact- en factuurgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie. Dat doen wij om de overeenkomst uit te voeren, offertes en facturen te sturen en contact te onderhouden (uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang), en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht.
5. Gegevens binnen klantprojecten
Bij het ontwikkelen en onderhouden van software en automatiseringen kunnen wij toegang krijgen tot persoonsgegevens in de systemen van onze klanten. In die gevallen treden wij op als verwerker en verwerken wij deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant. Waar van toepassing sluiten wij daarvoor een verwerkersovereenkomst, waarin ook de per project ingezette subverwerkers worden vastgelegd.
6. Cookies
Deze website plaatst zelf geen tracking- of marketingcookies en volgt je niet over andere websites. Je themavoorkeur (licht/donker) wordt lokaal in je browser opgeslagen (localStorage) en niet naar ons verstuurd. Open je de afsprakenplanner, dan laadt die een ingesloten module van Google Agenda; Google kan daarbij eigen cookies plaatsen.
7. Analytics en statistieken
Onze hostingprovider verwerkt technische logbestanden (waaronder IP-adres en tijdstip) die nodig zijn om de website veilig en betrouwbaar te leveren. Wij gebruiken op dit moment geen aparte analytics-tool die individuele bezoekers volgt. Gaan wij in de toekomst statistieken bijhouden, dan gebeurt dat privacyvriendelijk en geaggregeerd, en werken wij dit beleid bij.
8. Ontvangers en subverwerkers
Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die ons helpen de website en onze diensten te leveren. Het gaat om de volgende categorieën, met elk waarvan passende afspraken zijn gemaakt:
- Hosting: de hostingprovider van deze website.
- E-mail en agenda: onze zakelijke e-mail- en agendadienst.
- Automatisering: het platform dat formulieraanvragen vanaf de website doorzet.
Binnen klantprojecten kunnen aanvullende dienstverleners worden ingezet; die leggen wij per project vast. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Wil je weten welke dienstverleners wij precies gebruiken, neem dan contact op via martijn@effiflow.nl.
9. Doorgifte buiten de EER
Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework).
10. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden hierboven. Aanvragen via de website bewaren wij zolang nodig om ze op te volgen. Klant- en administratiegegevens bewaren wij gedurende de overeenkomst en daarna zo lang als wettelijke bewaarplichten dat vereisen (voor fiscale administratie: zeven jaar).
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling in transit (HTTPS/SSL), toegangscontrole en het beperken van toegang tot gegevens tot wie die nodig heeft.
12. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG de volgende rechten:
- Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
- Rectificatie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van je gegevens ('recht op vergetelheid')
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- Overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit)
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem contact op via martijn@effiflow.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.