Hoe HosOil een brug bouwde naar eigen data en prijzen van 2 uur naar 1 minuut bracht
Het kernsysteem (ERP) vervangen kon niet – dus bouwden we er een verbinding mee. Dagelijkse prijsmails worden met AI gelezen en automatisch in het ERP gezet. Alle medewerkers werken in één app, op desktop en mobiel: van chauffeur tot finance.
HosOil levert brandstof en diensten aan agrarische en zakelijke klanten in Noord-Nederland. Hun waarheid zat verspreid: klantdata in Extendas, prijzen en orders in ERP, processen in mail, Trello en Excel. Niemand mocht het hart van het ERP vervangen, maar iedereen verloor uren aan overtypen en zoeken. We bouwden een brug: actuele klantgegevens binnen handbereik in het dagelijkse werk, een AI die de prijsmails leest en de staffels controleert voordat ze in het ERP komen, en één HosOil-app op telefoon en desktop. Het resultaat: van ongeveer 2 uur per dag prijzen bijwerken naar ongeveer één minuut controle, en één werkplek in plaats van vijf losse kanalen.
Eigen data, maar niemand kon erbij.
HosOil is een regionale speler met tientallen medewerkers in logistiek, accountmanagement, finance, onderhoud en backoffice. De cultuur is nuchter en procesgedreven: wat in ERP staat, telt. Extendas is de bron voor klantrelaties; ERP regelt prijzen, orders en facturatie.
Eigen data, geen toegang
Extendas en ERP bleven leidend, maar AM en onderhoud zagen alleen snapshots of moesten collega's bellen. Geen enkel scherm met actuele debiteur, adres en tank.
2+ systemen
Prijzen uit de mail overtypen
Elke ochtend dezelfde routine: mail openen, staffels aflezen, controleren, invoeren in ERP. Typefouten en verkeerde kolommen kostten vertrouwen bij klanten.
~2 uur/dag
Vijf kanalen per medewerker
Mail, WhatsApp, Trello, papieren rijlijsten en losse PDF's. Geen gedeeld overzicht, en de buitendienst miste op mobiel één betrouwbare app.
Geen centrale app
Uren en roosters op papier
Planners en chauffeurs werkten met Excel en losse overurenlijsten. Verloning en TVT kostten finance uren per maand, los van ERP en los van Loket.
Excel + mailWe vervangen ERP niet. We maken het bereikbaar, zodat Jacob niet elke ochtend twee uur typt en onze accountmanagers tijdens een tankcard-aanvraag meteen zien of de klant al in Extendas staat.
Niet vragen wat ze nodig hebben, maar kijken hoe ze werken.
We begonnen met twee vragen: waar gaat de meeste tijd verloren, en welk systeem mag absoluut niet worden aangeraakt? Het antwoord: prijzen en ERP, en Extendas blijft de CRM-bron.
De ontwerpregel werd: een brug, geen big bang. De klantgegevens uit Extendas worden automatisch doorzoekbaar gemaakt in de nieuwe omgeving, terwijl de vertrouwde systemen gewoon leidend blijven. Voor prijzen kwam er een AI-stap die de ochtendmail of bijlage begrijpt, de staffels vergelijkt met de vorige dag en ze pas na goedkeuring automatisch in het ERP zet.
Parallel bouwden we de medewerkersapp voor elk scherm: de chauffeur op telefoon, de planner en finance op desktop. Zelfde login, zelfde meldingen, rechten per afdeling.
Drie pijlers: de brug, AI-prijzen en één app voor iedereen.
De brug naar Extendas en ERP.
Zoeken op "Maatschap Schaap" vindt meteen de relatie, ook bij een tikfout en niet alleen op exacte debiteurnummers. Tankcards, onderhoudsplannen en klantbestellingen trekken adressen en contact uit Extendas; prijzen en orders blijven aan het ERP gekoppeld. Vervangen was nooit de optie, verbinden wel.
- Razendsnel zoeken in de klantgegevens uit Extendas
- Gegevens per dossier vastgelegd, altijd terug te herleiden
- Klantendatabank naast het CRM, niet erin
AI-prijzen: van mail naar ERP in ~1 minuut.
De ochtendmail wordt gelezen door een AI-agent die producten, staffels en kolommen herkent: diesel, AdBlue, ROOD, literbereiken. Afwijkingen ten opzichte van gisteren worden gemarkeerd, Jacob ziet één scherm ter controle. Goedgekeurd? Dan gaan de prijzen automatisch het ERP in. Geen overtypwerk, geen verkeerde komma in een staffel.
- AI leest de prijzen uit PDF, mail of bijlage
- Controle op staffels, eenheden en het verschil met de vorige dag
- Automatisch doorgezet naar het ERP via een vaste, veilige koppeling
Eén app, mobiel en desktop, voor elke medewerker.
Chauffeurs en onderhoud op de telefoon, planners, finance en AM op desktop, met dezelfde login en huisstijl. Ieder ziet alleen de functies van zijn eigen afdeling: shop, brandstof, tankcard, onderhoud, verlof. Geen aparte chauffeur-app die uit de pas loopt met kantoor.
- Werkt als app op Android en iOS in het veld
- Beheer op desktop, goedkeuren kan ook onderweg op mobiel
- Extra beveiligde login voor beheerders, meldingen via push en e-mail
Next.js 15 (App Router)React 19 + TypeScriptTailwind CSS 4Firebase (Auth, Firestore, Storage)
Vercel (hosting + cron)Rechten per rol en afdeling
Claude (prijs-extractie)Make.com (ERP + notificaties)Pricelist APIExtendas (CRM-sync & zoeken)ERP / FuelOffice (API)Loket.nl (uren, verlof, stroken)Dezelfde, bewezen stack die we op elk Effiflow-project gebruiken: geen lock-in, makkelijk over te dragen.
Acht maanden later, gemeten in productie.
Het zit niet alleen in minuten. Accountmanagers zien tijdens een gesprek meteen of een klant in Extendas staat. Jacob start de dag met één scherm in plaats van een inbox vol bijlagen. Monteurs scannen materialen in plaats van 's avonds formulieren over te typen. Planners printen het rooster uit dezelfde bron als de app. HosOil hoeft ERP niet uit te faseren, ze hebben er een moderne laag omheen gebouwd die mensen wél openen.
Vroeger was de ochtend van Jacob heilig en vol stress. Nu check ik één scherm en zit het in ERP. En onze mensen in het veld hebben eindelijk iets dat op hun telefoon werkt, niet nog een WhatsApp-groep.
Zit jouw data vast in een oud systeem, Excel of een pakket waar je niet bij kunt?
Dan hoef je het niet te vervangen, je bouwt er een brug naartoe. En als elke ochtend begint met overtypen uit mail: dat is het soort werk dat AI in minuten kan doen. Dertig minuten gesprek, en je weet of dit bij jou past.
