Hoe we voor Musicbox de stap naar een robuust maatwerk-portaal maakten
Van foutgevoelige Excel-lijsten en een verouderd standaardplatform naar een snel maatwerk-portaal dat met ze meegroeit. Orkesten beheren nu zelf hun instrumenten, en Musicbox overziet alle lopende offertes in één oogopslag.
Musicbox ("Een ander geluid in verzekeren") biedt unieke verzekeringen voor muzikanten, orkesten en professionals. Ze liepen tegen de grenzen aan van hun bestaande Adalo-portaal. Orkesten moesten complexe instrumentenlijsten aanleveren via Excel, offertes liepen via een flow met wel 15 statussen en de website sprak de drie verschillende doelgroepen niet effectief aan. We bouwden een compleet nieuw platform: een frisse website voor leadgeneratie, een klantportaal waar orkest-beheerders zelf instrumenten en schades beheren, en een eigen beheeromgeving waarin Jouke en Rindert elke offerte-aanvraag van begin tot eind volgen. Het resultaat is een toekomstbestendig systeem dat administratie minimaliseert en de unieke verenigingsbonus transparant maakt.
Het oude portaal liep tegen zijn grenzen aan.
Musicbox is niet zomaar een verzekeraar; Rindert en Jouke zijn zelf gepassioneerde muzikanten. Hun concept is uniek: muzikanten verzekeren hun instrumenten voordelig en bij een schadevrij jaar vloeit er via de verenigingsbonus 100 euro terug naar hun orkest of vereniging. Een prachtige propositie, maar administratief een uitdaging.
Complexe Excel-imports
Klanten leverden instrumentenlijsten aan via Excel, maar typefouten in merken of categorieën zorgden voor uren handmatig correctiewerk en ontbrekende data.
Uren handwerk per polis
Adalo liep tegen zijn grenzen
Het oude portaal was traag en bood te weinig flexibiliteit om de offerte-flow van 15 statussen, van lead tot polis, goed te ondersteunen.
Verouderd platform
Gefragmenteerd klantbeeld
Offertes, schademeldingen en de inventaris van orkesten stonden in verschillende systemen, waardoor Rindert en Jouke het overzicht verloren.
Geen centraal CRMHeel veel van het oude portaal was al goed doordacht. We hoefden de workflow niet from scratch opnieuw te bedenken, maar het moest technisch strakker, schaalbaarder en klantvriendelijker.
Niet vragen wat ze nodig hebben, maar kijken hoe ze werken.
We besloten niet alles weg te gooien. Musicbox had hun formulieren en processen al goed uitgedacht. We namen hun bestaande werkwijze als blauwdruk en bouwden de achterkant van de offerte-module opnieuw op, zodat alle gegevens voortaan netjes en betrouwbaar worden vastgelegd. De nadruk lag op het hergebruiken van wat al werkte, met een strakke, moderne en snelle uitstraling.
We schakelden constant met Rindert en Jouke via wekelijkse doorloopsessies om de werkwijze, de terminologie ("instrumenten" in plaats van "inventaris") en de specifieke eisen rond onder andere de KNMO fijn te slijpen. We bouwden eerst het technische fundament, daarna het klantportaal zodat orkesten snel konden testen, en parallel de beheeromgeving.
Een cruciaal onderdeel was een slimme import-tool die de eigen Excel-sjablonen van Musicbox, met keuzelijsten voor instrumentgroepen en merken, foutloos verwerkt.
Eén nieuw platform met twee gezichten: klantportaal en admin-CRM.
Mijn Musicbox: het klantportaal.
Orkest-beheerders loggen in op hun eigen dashboard. Ze zien direct de totale verzekerde en onverzekerde waarde, voegen nieuwe instrumenten toe, bekijken de status van offertes en dienen schades in. Alles op één overzichtelijk scherm.
- Real-time inzicht in totale instrumentwaarde
- Direct schades melden
- Zelf leden en inventaris beheren
Slimme Excel-import voor instrumenten.
Het handmatig overkloppen van instrumenten is verleden tijd. De tool leest de gestandaardiseerde lijsten van verenigingen, inclusief merk, serienummer en waarde, en koppelt ze direct aan het juiste orkest.
- Leest Excel- en CSV-bestanden
- Controleert merken en categorieën automatisch
- Verzekerde waarde direct bijgewerkt
Beheeromgeving met offerte-overzicht.
Aan de achterkant kregen Rindert en Jouke een compleet eigen klantsysteem. Aanvragen vanaf de website komen direct binnen op een digitaal planbord, waar ze elke aanvraag door de 15 statussen slepen, van nieuw tot geaccepteerd.
- Compleet overzicht van polissen en klanten
- Elke aanvraag te volgen door alle 15 statussen
- Totaaloverzicht van alle verzekerde instrumenten
Nieuwe website voor drie doelgroepen.
De voorkant van Musicbox kreeg een compleet nieuw ontwerp. Heldere pagina's voor muzikanten, verenigingen en professionals leiden bezoekers via slimme formulieren direct naar een offerte-aanvraag in het nieuwe portaal.
- Eigen route per doelgroep
- Aanvragen komen direct in het klantsysteem binnen
- Inclusief uitleg van de verenigingsbonus
Next.jsTypeScriptTailwind CSSSupabasePostgreSQL
Data-migratie uit AdaloExcel/CSV-parsingKanban-CRMAuth & rollenDezelfde, bewezen stack die we op elk Effiflow-project gebruiken: geen lock-in, makkelijk over te dragen.
Acht maanden later, gemeten in productie.
Het nieuwe platform straalt de professionaliteit uit die past bij de visie van Musicbox. Rindert en Jouke hebben nu het gereedschap om hun belofte, het financieel steunen van de muziekwereld via de verenigingsbonus, op grote schaal waar te maken, zonder zelf in de administratie te verdrinken.
Het nieuwe portaal ziet er super strak uit. Doordat Effiflow met ons meedacht en onze goed doordachte processen behield, konden we snel schakelen. Het geeft ons de ruimte om te focussen op onze klanten en de muziek.
Loop je tegen de grenzen van een standaard systeem aan?
Of je nu werkt met no-code tools die te traag worden of gefragmenteerde Excels die de groei belemmeren: een slim maatwerk-portaal kan het fundament voor de toekomst zijn. Laten we sparren.
